Кому полезно: бухгалтерам, финансовым директорам и HR-специалистам, которые рассчитывают вознаграждения внештатных исполнителей. В этой статье разберёмся, чем отличается налоговая нагрузка для компании при сотрудничестве с самозанятым исполнителем и с физическим лицом без специального статуса (по договору ГПХ).
Если исполнитель – самозанятый
Налог на доходы: При работе с самозанятым компания не выступает налоговым агентом по НДФЛ. Самозанятые освобождены от уплаты НДФЛ со своих профессиональных доходов. Вместо этого они сами платят налог на профессиональный доход (НПД) по ставке 4% (доходы от физлиц) или 6% (доходы от юрлиц и ИП). То есть организация выплачивает самозанятому оговоренную сумму без удержания НДФЛ, а исполнитель сам перечисляет налог со своего дохода.
Страховые взносы: Компания не начисляет страховые взносы на выплаты самозанятому. Взносы в Пенсионный фонд, ФОМС и социальное страхование за самозанятого не платятся вовсе. Самозанятый добровольно заботится о своей пенсии и не получает больничных за счёт работодателя – это плата за независимость. Для компании же отсутствие взносов означает значительную экономию (~30% от суммы выплат).
Отчётность: Поскольку компания не удерживает налоги и не платит взносы за самозанятого, отчётность по таким выплатам гораздо проще. Не требуется включать самозанятых в расчёты 6-НДФЛ и персонифицированные сведения (ЕФС-1), как это делается за обычных физических лиц. Достаточно отразить расходы в бухгалтерском учёте на основании документов от самозанятого.
Лимит доходов: Будьте внимательны к размеру выплат самозанятому. Специальный налоговый режим НПД имеет ограничение по доходу – 2,4 млн руб. в год. Если самозанятый превысит этот лимит, он потеряет право на НПД. Выплаты сверху лимита придётся облагать НДФЛ 13% и полным набором страховых взносов. То есть, превысив 2,4 млн, физлицо слетает с режима и для оставшихся в году выплат превращается в «обычного» исполнителя – компании нужно будет выполнить обязанности налогового агента. В следующем календарном году человек снова может зарегистрироваться как самозанятый, если соблюдает условия спецрежима.
Пример: Компания заплатила самозанятому 100 000 руб. за услуги. Вся сумма 100 000 руб. включается в расходы организации, налоги с этой суммы компания не перечисляет. Самозанятый сам рассчитает и уплатит НПД – 6% от 100 000 руб., то есть 6 000 руб., в бюджет. Страховых взносов (≈30 000 руб.) фирма также избегает. Если бы тот же человек не имел статуса самозанятого, при той же выплате компания удержала бы НДФЛ 13 000 руб. и начислила около 30 000 руб. взносов – расходы выросли бы почти на 43%. Таким образом, сотрудничество с самозанятыми позволяет бизнесу снизить налоговую нагрузку.
Если исполнитель – физическое лицо
Налог на доходы (НДФЛ): При выплате вознаграждения обычному физическому лицу по гражданско-правовому договору компания выступает налоговым агентом. Она обязана начислить и удержать НДФЛ 13% из суммы выплаты и перечислить его в бюджет. Если суммарный годовой доход этого физлица превысит 5 млн руб., ставка НДФЛ для суммы сверх лимита составит 15%. Для нерезидентов РФ ставка еще выше – 30%. Компания должна своевременно уплачивать удержанный налог и отражать его в отчётности (форма 6-НДФЛ).
Страховые взносы:Вознаграждения по договорам ГПХ облагаются страховыми взносами по единому тарифу – в 2025 году это 30% в пределах установленной базы (предел для пенсионных взносов – 2,568 млн руб. в 2025 г.) и 15.1% с суммы, превышающей базу. Эти взносы включают отчисления на пенсионное и медицинское страхование, а также социальное страхование (временная нетрудоспособность и материнство) в рамках единого тарифа. Взнос на травматизм (несчастные случаи) по ГПХ договору компания платит только если это прямо предусмотрено договором (по закону это необязательно, обычно такие договоры не включают выплат по травматизму).
Таким образом, с каждого платежа обычному внештатнику компания сверху выплачивает ~30% взносов. Пример:при выплате 30 000 руб. по договору ГПХ страховые взносы составят около 9 000 руб. Эти суммы перечисляются компанией в фонды независимо от налогового статуса исполнителя и являются расходами работодателя.
Отчётность и администрация: Сотрудничество с физлицом без статуса требует от компании большего документооборота. Необходимо:
Сдать расчёт по страховым взносам (РСВ) с включением выплат этому исполнителю;
Подать сведения о доходах в 6-НДФЛ;
Включить исполнителя в персонифицированную отчётность (ЕФС-1) как застрахованное лицо;
При наличии начислений по травматизму – отчет 4-ФСС.
Каждый квартал и год бухгалтерия отражает такого исполнителя почти так же, как штатного сотрудника, что увеличивает нагрузку. Если компания не соблюдает правила начисления налогов/взносов или вовремя не отчитывается, ФНС может доначислить недоуплаченные суммы, пени и штрафы по результатам проверки. Штраф для организации за неуплату налогов по ГПХ может достигать 100 000 руб., не говоря уже об уплате всех задолженностей.
Итоговая разница: При работе с самозанятым компания не платит НДФЛ и страховые взносы за исполнителя, не сдаёт за него отдельную отчётность. Все, что нужно – получить от самозанятого чек об оплате услуг и акт, после чего стоимость услуг включается в расходы фирмы. При работе с физлицом без статуса организация удерживает налог 13% и начисляет ~30% взносов, а также отчитывается по этим платежам. Налоговая нагрузка на компанию существенно выше, и процесс оформления – сложнее. Именно поэтому режим самозанятых выгоден бизнесу, если применять его корректно и в рамках закона.
Как оформить документы при работе с самозанятым: договор, акт, чек
Компании, привлекая самозанятого, должны помнить, что он не является штатным сотрудником, а самостоятельный подрядчик. Поэтому документов меньше, чем при найме по трудовому договору, но оформить их нужно грамотно. Основные закрывающие документы при расчётах с плательщиком НПД: договор, чек и акт выполненных работ. Счёт на оплату – по ситуации. Рассмотрим каждый подробнее.
Договор с самозанятым исполнителем
Нужен ли договор? Законодательство не содержит прямого требования заключать письменный договор с самозанятым. Теоретически, если услуга разовая, оказана мгновенно и недорога (<10 тыс. ₽), стороны могут устно договориться и обойтись только чеком. Однако для компании договор крайне желателен. Письменный договор:
Закрепляет условия сотрудничества – объём работ, сроки, сумму вознаграждения. Это важно для взаимопонимания и устранения разногласий.
Облегчает бухгалтерский учёт и проверку расходов. Наличие договора позволит уверенно включить выплату самозанятому в расходы организации. Если договора нет, подтвердить экономическое основание расхода сложнее.
Защищает от претензий проверяющих. Документально оформленные отношения – признак реальной сделки. При проверке налоговая лояльнее относится к компаниям, у которых порядок в бумагах.
Особенности договора с плательщиком НПД: В тексте соглашения обязательно учитывайте, что это гражданско-правовой договор оказания услуг (подряда), а не трудовой контракт. Поэтому:
Укажите конкретные работы или услуги и итоговый результат, которого нужно достичь. Например: «Разработка дизайна из 5 макетов веб-страниц по техническому заданию... Срок – до 30.09.2025. Результат предоставляется в формате PSD.»
Не включайте условий, характерных для трудовых отношений. Прямо запрещено требовать от самозанятого соблюдения должностной инструкции, внутреннего распорядка, графика работы, ведения табеля, выполнять приказы руководства и т.п.. Также не указывайте отпусков, социальных гарантий, выплат зарплаты и других атрибутов найма. Все такие пункты – лишние и опасные. Если ревизоры обнаружат, что по договору самозанятый фактически встроен в штат (подчиняется правилам компании), договор могут признать трудовым со всеми вытекающими штрафами и налогами.
Пропишите условие об акте и иных документах. Рекомендуется включить в договор пункт, что по завершении работ стороны подписывают акт выполненных работ, а исполнитель обязуется предоставить чек на сумму оплаты. Также можно указать обязанность исполнителя выставлять счёт при необходимости и оговорить форму передачи документов (электронно с ЭЦП или на бумаге).
Согласуйте подписание акта. Учтите, заставить самозанятого подписывать акт вы не можете – юридически он не обязан это делать. Поэтому лучше сразу включить в договор условие, что «Исполнитель оформляет и подписывает акт об оказании услуг одновременно с Заказчиком». Это позволит требовать акт на законных основаниях.
Ответственность за нарушения. Как отмечалось ранее, включите санкции за невыдачу чека или несвоевременное информирование об утрате статуса НПД. Например, «за непредоставление чека в установленный срок Исполнитель уплачивает неустойку 5% от суммы договора». Это дисциплинирует партнёра.
Хорошо составленный договор с самозанятым, учитывающий эти моменты, станет базой для безопасного сотрудничества. Но одним договором дело не ограничивается – нужны ещё документы на оплату. Главный из них – кассовый чек.
Чек от самозанятого (квитанция о получении дохода)
Что это за чек: Это электронный чек, сформированный самозанятым через приложение «Мой налог» или личный кабинет ФНС, подтверждающий получение денег за выполненную работу. Чек содержит уникальный номер, дату и время расчёта, ФИО и ИНН самозанятого, наименование оказанной услуги, сумму выплаты и пометку, что налоговый режим – НПД. По сути, чек заменяет собой привычный кассовый чек и служит официальным подтверждением дохода самозанятого.
Когда чек должен быть выдан: Согласно п.1 ст. 14 закона № 422-ФЗ, самозанятый обязан передать заказчику чек после получения оплаты. Сроки зависят от способа оплаты:
Если расчёт наличный – чек формируется и передаётся сразу при получении денег.
Если безналичный (на карту, счёт) – чек должен быть выдан не позднее 9-го числа следующего месяцапосле поступления средств. Например, если оплата пришла в мае, чек исполняется до 9 июня.
Нельзя требовать чек до оплаты – это незаконно (услуга ещё не оплачена, чек формируется именно по факту оплаты). Оптимально договориться о способе передачи чека заранее: на e-mail, через мессенджер или в бумажном виде – как удобно обеим сторонам. Многие самозанятые отправляют PDF-чек или QR-код, по которому заказчик сам может скачать чек с портала ФНС.
Почему чек так важен: Это главный закрывающий документ от самозанятого. Без чека компания не вправе учитывать выплату в расходах при налогообложении прибыли. Акт и даже договор не заменяют чек – они лишь дополняют сделку, а подтверждает расчет с точки зрения налоговой именно чек. Поэтому бухгалтерия должна строго следить, чтобы на каждую выплату был получен корректный чек.
Как проверить чек: Когда получите чек, проверьте его реквизиты: правильно ли указаны наименование услуги, сумма и ИНН вашей компании (заказчика). Если, скажем, ИНН или сумма не соответствуют фактическим, попросите исполнителя аннулировать чек и выписать новый. Настоящий чек всегда содержит QR-код. Отсканируйте его смартфоном – он должен привести на страницу чека на сайте nalog.ru, где дублируются все его данные. Это подтверждение, что чек зарегистрирован в налоговой системе.
Действия при проблемах с чеком: Бывают ситуации:
Самозанятый не выдал чек в оговоренный срок. Напомните ему о необходимости. Если исполнитель отказывается или тянет время – у компании есть право подать жалобу в ФНС на нарушение порядка применения НПД. Налоговая может принять меры вплоть до штрафа для самозанятого, а вам важно обезопасить себя – при отсутствии чека расходы лучше не списывать, чтобы избежать претензий.
Чек оказался поддельным. Такое бывает редко, но всё же: если QR-код не бьётся или чек выглядит сомнительно, тоже обратитесь в налоговую. Предоставьте спорный документ, ФНС проверит его по своей базе.
Исполнитель аннулировал чек после получения денег. Недобросовестный самозанятый может выдать чек, получить оплату, а затем отменить чек (например, чтобы не платить налог). В результате в базе ФНС ваш платёж пропадёт. Что делать компании? Налоговая в письмах разъясняет, что даже при аннулировании чека вы можете подтвердить расход другими документами. Желательно иметь: подписанный акт, переписку или заявку с исполнителем, платёжное поручение на перевод – всё, что доказывает факт оказания услуги и оплаты. Эти доказательства в совокупности могут быть учтены, хотя ситуации спорные. В любом случае, при выявлении отмены чека стоит сразу запросить у самозанятого повторный чек и объяснения. Если он уклоняется – информируйте ФНС. Наличие же подписанного договора и акта значительно укрепит вашу позицию, как видно из причин ниже.
Акт выполненных работ
Обязателен ли акт: Формально акт оказанных услуг не является строго обязательным документом при сотрудничестве с самозанятым. Закон о НПД не требует составления акта – достаточно чека. Однако на практике акт почти всегда оформляют для подстраховки. Рекомендуется подписывать акт по следующим причинам:
Фиксация результата. В акте вы детально описываете, какие услуги оказаны, в каком объёме, с надлежащим качеством. Это доказательство выполнения обязательств. Если возникнет спор с исполнителем или проверка – акт добавит конкретики, которой нет в одном лишь чеке.
Требования налоговой. В некоторых случаях при камеральных проверках ФНС запрашивает акты по сделкам с контрагентами. Особенно когда суммы значительные или сотрудничество длительное. Иметь подписанный акт – значит быть готовым предъявить доказательства.
Снижение риска переквалификации.Подписанный обоюдно акт – важный признак гражданско-правовых отношений, а не трудовых. Акт подтверждает, что была разовая услуга с конечным результатом, принятим заказчиком. Это контраргумент против попыток признать вашего подрядчика скрытым сотрудником.
Защита от недобросовестного исполнителя. Как мы упоминали, самозанятый может выдать чек и потом его аннулировать. Подписанный акт (особенно вместе с договором) послужит дополнительной гарантией: вы всегда сможете доказать, что работа выполнена, даже если чек аннулирован.
Что указать в акте: Унифицированной формы акта законом не установлено – можно составлять в свободной форме. Но обязательные элементы такие:
Реквизиты сторон – наименование организации-заказчика, ФИО самозанятого, их идентификационные данные (ИНН, ОГРН для юрлица).
Ссылка на договор – укажите номер и дату основного договора, в рамках которого выполнялись работы. Это связывает акт с договором.
Описание выполненных работ (оказанных услуг). Перечислите, что именно сделал исполнитель, в каком количестве/объёме, за какой период. Можно повторить формулировки из договора, добавив фактические показатели (например, «доставлено 5 посылок, адреса согласно договору»).
Сумма вознаграждения. Пропишите, сколько заказчик должен оплатить по данному акту. Обычно сумма берётся из договора (например, «Итого сумма к оплате: 50 000 руб., в том числе НПД 6% уплачивает исполнитель»).
Отметка об отсутствии претензий. Как правило, в конце пишут: «Стороны не имеют друг к другу претензий, работа принята в полном объёме». Если же претензии есть – их нужно описать и зафиксировать договорённости по устранению недостатков.
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами (руководителем или уполномоченным лицом от организации и самозанятым лично). Как отмечалось, нельзя заставить исполнителя подписать акт, если он против. Поэтому важно договориться об этом заранее в условиях договора. В большинстве случаев самозанятые охотно подписывают акты, так как им самим нужен подтверждающий документ для клиента. Для удобства можно вложить бланк акта при выплате или отправить электронной почтой.
Храните подписанные акты вместе с договором и чеками – полный комплект документов подтвердит вашу добросовестность и реальность сделки.
Счёт на оплату
Нужен ли счёт:Выставление счёта самозанятым не является обязательным требованием. Компания не вправе требовать счёт, если только это не предусмотрено договором. Многие самозанятые вообще не используют счета – они просто присылают реквизиты для перевода. Однако для бухгалтерии компании счёт бывает удобен, а иногда необходим:
В некоторых организациях внутренние правила требуют входящего счёта, чтобы обосновать перечисление денег (особенно в безналичном порядке). Наличные расчёты с самозанятыми редки, обычно платят по безналу, поэтому счёт выступает основанием для платежного поручения.
Доверие и контроль. Когда самозанятый выставляет официально оформленный счёт, это создаёт больше уверенности у заказчика. Счёт содержит реквизиты исполнителя, сумму, назначение платежа – фактически это ещё один документ, фиксирующий договорённости. Некоторым заказчикам психологически комфортнее платить по счёту, чем просто по реквизитам.
Как использовать счёт: Если вашей компании нужен счёт, пропишите в договоре обязанность исполнителя выставлять счёт на оговорённую сумму. Обычно достаточно формулировки: «По запросу Заказчика Исполнитель выставляет счёт на оплату услуг». Счёт самозанятые могут сформировать самостоятельно (нет унифицированной формы, подойдёт свободная форма с указанием «Счёт №, дата, плательщик такой-то, получатель – самозанятый ФИО, ИНН, сумма, основание платежа (услуга по договору №)»). Многие пользуются шаблонами из интернета либо выписывают счёт прямо в письме. Для целей учёта достаточно и простого счёта без печати (у самозанятых её может и не быть). Главное – чтобы по реквизитам счета вы сделали платеж, а потом получили чек.
Отметим, что счёт на оплату – вспомогательный документ. Основными доказательствами для налоговой остаются договор, акт и чек. Но счёт облегчает документооборот и может приобщаться к авансовому отчёту или служебной записке как подтверждение договорённостей.
Вывод: правильный документооборот – залог безопасности
При сотрудничестве с самозанятыми очень важно оформить всё должным образом. Минимальный комплект: договор, акт, чек. Эти документы дополняют друг друга и дают полную картину сделки. Договор описывает условия, акт подтверждает исполнение, чек – факт оплаты и уплату налога. Счёт при необходимости связывает платеж и договор.
Компания, которая собрала у себя эти бумаги, сможет:
Успешно доказать реальность и гражданско-правовой характер отношений с исполнителем (в случае проверок ФНС или инспекции труда).
Подтвердить понесённые расходы на услуги самозанятого и без проблем учесть их при расчёте налога на прибыль.
Избежать конфликтов с исполнителем, поскольку все условия зафиксированы и подписаны.
Совет: систематизируйте взаимодействие с самозанятыми. Например, ведите реестр: кто исполнитель – ИНН – номер договора – сумма – дата акта – дата и номер чека. Тогда вы всегда будете видеть, если какого-то элемента не хватает (например, чек ещё не поступил). Также используйте возможности электронного документооборота: сейчас допускается заключать договоры и акты с самозанятыми в электронной форме, подписывая их усиленной квалифицированной электронной подписью. Это ускоряет обмен документами и упрощает хранение.
Придерживаясь всех перечисленных рекомендаций, ваша компания выстроит прозрачную и законную схему работы с самозанятыми. Такой подход минимизирует риски и позволяет получать выгоды от сотрудничества с плательщиками НПД без нареканий со стороны контролирующих органов. Законодательная база (ФЗ-422, Налоговый кодекс) достаточно лояльна к добросовестным заказчикам – главное, сохраняйте документы и действуйте в рамках установленных правил. Тогда сотрудничество будет выгодным и безопасным одновременно.