Работа с самозанятыми: ключевые правила для бизнеса
Кому полезно: руководителям, юристам, бухгалтерии и HR-отделу компаний, которые привлекают самозанятых исполнителей. В этом материале – основные правовые требования и рекомендации, чтобы сотрудничество с самозанятыми было законным и безопасным для организации.
Убедитесь, что нужный вам вид деятельности разрешён для самозанятого
Закон о самозанятых (НПД) содержит ограничения по видам деятельности исполнителей. Например, самозанятым запрещено торговать подакцизными и маркированными товарами, перепродавать чужие товары, добывать и продавать полезные ископаемые, а с 2025 года – ещё и получать доходы от операций с криптовалютой. Также они не могут заниматься продажей имущественных прав на недвижимость, работать нотариусами или адвокатами и т.п. Проверьте соответствие работ этим требованиям. Если вы планируете поручить задачу, не вписывающуюся в рамки НПД, сотрудничество с этим лицом должно быть оформлено иначе (например, как с ИП или по обычному договору).
Не заключайте договор с бывшим штатным сотрудником ранее чем через 2 года
Подпункт 8 пункта 2 статьи 6 закона № 422-ФЗ запрещает сотрудничать по НПД с физлицом, которое работало у вас по трудовому договору менее 2 лет назад. То есть, если специалист уволился и сразу оформился самозанятым, компания не имеет права привлекать его как самозанятого до истечения двухлетнего срока после увольнения. Эта норма введена, чтобы работодатели не выводили штатных сотрудников на упрощённый режим для экономии налогов. Нарушение правила приведёт к тому, что полученный доход не признается доходом НПД и его обложат НДФЛ и взносами в общем порядке. Налоговая при проверке доначислит компании соответствующие суммы и штрафы. Поэтому обязательно выясните при найме самозанятого, не работал ли он у вас официально в последние два года. (Учтите: если ваша фирма образована в результате реорганизации, запрет распространяется и на сотрудников прежнего юрлица.)
Проверяйте статус самозанятого перед заключением договора и перед каждой выплатой
То, что человек однажды предъявил свидетельство самозанятого – ещё не гарантия навсегда. Самозанятый может утратить свой статус (добровольно сняться с учёта или потерять право на НПД, например, превысив лимит дохода). Если на момент выплаты исполнитель уже не является плательщиком НПД, компании придётся заплатить за него налоги и взносы, как за обычное физлицо. Чтобы избежать сюрпризов, проверяйте актуальный статус каждый раз перед оплатой услуг. Это можно сделать бесплатно через официальный онлайн-сервис ФНС по самозанятым – достаточно ввести ИНН исполнителя, и сервис покажет, является ли он плательщиком НПД. Проверку статуса и дату ее проведения зафиксируйте (скриншот или распечатка), чтобы при необходимости доказать свою добросовестность. Если окажется, что статус утрачен, оформите с человеком отношения как с обычным подрядчиком (удержите НДФЛ, начислите взносы) – иначе рискуете попасть под доначисления налоговой.
Заключайте письменный договор и подписывайте акты выполненных работ
Закон формально допускает устные договорённости с самозанятым, если сумма меньше 10 000 ₽ и работа выполнена мгновенно. Но на практике отсутствие договора усложнит жизнь компании. Во-первых, без договора вам будет труднее обосновать расход для налогового учёта. Во-вторых, при проверке ФНС может заподозрить фиктивное сотрудничество, если нет документов. Поэтому обязательно оформляйте договор письменно, даже если это разовая небольшая услуга. Акт приёма-передачи (акт выполненных работ) также крайне желателен – он подтверждает, что услуга оказана, и заверяет обе стороны. Правильно составленные договор и акт помогут отстоять позицию компании, если у налоговой возникнут вопросы. Если у вас нет типового шаблона, можно воспользоваться готовыми вариантами, соответствующими закону.
Чётко пропишите в договоре предмет и результаты работы
В тексте договора перечислите конкретные услуги или работы, которые должен выполнить самозанятый, и ожидаемый результат. Формулировки должны описывать именно услугу/задачу, а не процесс работы. Недопустимо указывать расплывчатые обязанности или функции штатного сотрудника – например, нельзя написать «консультирование клиентов в офисе» или «разнос блюд и напитков» без конкретики. Подобные формулировки могут расцениваться проверяющими как признаки трудовых отношений. Пример верной формулировки: вместо «выполнение обязанностей курьера» лучше указать «осуществление 5 курьерских доставок по адресам... (перечень) в течение __ дней». Результат работы (что сделано, в каком объёме) затем фиксируется в акте. Чем конкретнее задачи и критерии приемки – тем очевиднее, что это гражданско-правовой договор под результат, а не трудовой на процесс.
Исключите из договора лексику, характерную для трудового договора
Составляя письменное соглашение с самозанятым, не употребляйте термины из трудового права: «должностная инструкция», «рабочее время», «работодатель», «зарплата», «отпуск», «график работы» и т.п. Стороны договора должны именоваться «Заказчик» и «Исполнитель», никакого «работника» быть не должно. Оплата – «вознаграждение по договору», а не оклад или зарплата. Почему это важно: если текст договора напичкан кадровой лексикой, налоговая с высокой вероятностью усмотрит в отношениях скрытое трудоустройство. Тогда даже добросовестному заказчику будет сложно доказать правоту – документы сыграют против него. Поэтому внимательно прочитайте договор и убедитесь, что он звучит как договор оказания услуг, а не как приказ о приёме на работу.
Предусмотрите в договоре обязанности исполнителя: выдавать чеки и сообщать об утрате статуса НПД
Заказчик вправе включить в договор положения, обязывающие самозанятого своевременно предоставлять чеки об оплате и незамедлительно информировать, если он перестал быть плательщиком НПД. Это ваши гарантии. Пропишите конкретные сроки: например, «исполнитель формирует чек не позднее __ дней после оплаты и передаёт заказчику любым согласованным способом»; «исполнитель обязан уведомить заказчика в течение __ дней, если утратил статус плательщика НПД или превысил лимит дохода». Ответственность:чтобы условия не были пустой формальностью, сразу укажите, что за нарушение этих обязанностей исполнитель уплачивает неустойку (штраф). Наличие таких пунктов дисциплинирует исполнителей и защитит компанию – в спорной ситуации будет очевидно, что вы требовали соблюдения закона от контрагента.
Не относитесь к самозанятому как к рядовому сотруднику
Помните, что самозанятый – не ваш штатный работник, поэтому нельзя требовать от него соблюдения внутренних правил трудового распорядка. Фрилансер не обязан сидеть в офисе с 9 до 18, ходить на планёрки, заполнять табель и т.п. Вы не можете привлечь его к дисциплинарной ответственности, диктовать, когда ему брать выходной и отпуск и т.д. Все эти вещи применимы только к нанятым работникам по Трудовому кодексу. Если же на практике самозанятый работает как обычный сотрудник, подчиняется вашим указаниям и графику – возрастает риск, что проверяющие переквалифицируют договор в трудовой. Например, трудовая инспекция или ФНС могут усмотреть фактические трудовые отношения и доначислить компании взносы, НДФЛ, штрафы. Поэтому выстраивайте взаимодействие гибко: ориентируйтесь на результат, а не на процесс работы исполнителя. По договору подряда важен конечный итог работ, а не отработанные часы. Самозанятый вправе сам решать, как ему выполнять задачу, если только иное не оговорено в контракте.
Получайте от самозанятого чек сразу после оплаты и проверяйте его корректность
Как только вы перечислили исполнителю вознаграждение, потребуйте от него чек из приложения «Мой налог» – в бумажном или электронном виде. По закону самозанятый обязан выдать чек не позднее 9-го числа следующего месяца после безналичной оплаты, а при расчёте наличными – сразу в момент платежа. Не затягивайте: чек – главный документ, подтверждающий, что услуга оплачена официально. Без него компания не сможет учесть расходы на эти услуги при налогообложении прибыли. Проверьте содержимое чека: в нём должны быть верно указаны наименование услуги, дата и время оплаты, ИНН вашей компании и сумма. Если в чеке ошибка (например, опечатка в ИНН или сумме), попросите исполнителя аннулировать неправильный чек и сформировать новый корректный документ. Совет: отсканируйте QR-код на чеке – он должен вести на страницу чека на сайте ФНС, что подтвердит подлинность документа. В случае отказа исполнителя предоставить чек или выявленного поддельного чека компания имеет право сообщить о нарушении в налоговую службу.
Правильно оформляйте платежные поручения при выплатах самозанятым
Банки иногда блокируют подозрительные платежи физлицам, поэтому важно верно указывать назначение платежа. В платёжном поручении на перевод самозанятому укажите: код вида операции 01, кодовое назначение 1, очерёдность платежа 5 (обычная текущая оплата). В графе «Назначение платежа» пропишите понятное описание: например, «Оплата по договору №__ от __ за оказание услуг __ (указать какие) для ООО «Ромашка». Такая детализация поможет избежать вопросов от банка и контролирующих органов. Кроме того, чёткое назначение платежа связывает перевод с договором и актом, что полезно для учета. Соблюдение этого правила не обязательно по закону, но настоятельно рекомендуется.
Итоги:
Следование этим правилам позволит вашей организации сотрудничать с самозанятыми законно и без лишних рисков. Вы снизите затраты за счёт режима НПД, но при этом обезопасите себя от штрафов и доначислений. Все нюансы – от проверки статуса до правильных формулировок в договоре – важны для доказательства, что вы действовали добросовестно. Если соблюдать описанные требования, сотрудничество с физическими лицами на новом налоговом режиме пройдет без нежелательного внимания проверяющих органов.