База знаний

Документы для выплат: как работает «Дело актов» на платформе

Документооборот
Акты оформляются на основании ранее подписанных договоров и подтверждают, что:
  • исполнитель выполнил работу в согласованном объёме,
  • заказчик принял результат и готов произвести выплату.
Основанием для выплаты всегда является договор. Акт подтверждает факт оказания услуг и согласование суммы стороной исполнителя.
.
На платформе предусмотрены три рабочих сценария формирования «Дела актов».
  • Перейдите в раздел «Документооборот → Дела» и нажмите «Создать»
  • Выберите тип: «Дело актов»
  • Заполните карточку:
.
  • Откройте нужное «Дело договоров»
  • Нажмите «Создать акты» — система создаст черновики актов для всех исполнителей из этого дела
  • Перейдите в сгенерированное «Дело актов»
  • Заполните карточку:
При необходимости:
  1. удалите ненужных исполнителей из списка;
  2. укажите суммы и кол-во для всех услуг дела актов
  3. нажмите «Сгенерировать»
После подписи актов можно перейти к созданию выплат
.
  • Создайте новое «Дело актов» в разделе «Документооборот → Дела»
  • Заполните карточку: шаблон, услуги, единицы измерения, название, услуги (без указания стоимости и кол-ва)
  • Подготовьте Excel-файл с колонками: ИНН исполнителя, Наименование Услуги, Стоимость, Количество
Нажмите «Импорт значений Excel», сопоставьте колонки по названиям из файла-реестра и полями в интерфейсе платформы
Обязательно включите галочку «Подобрать договоры по услугам» — система найдет и привяжет к каждому исполнителю действующий подписанный договор
Нажмите «Импортировать» → «Сгенерировать»
  • Создайте новое «Дело актов» в разделе «Документооборот → Дела»
  • Заполните карточку:
.
  • Каждый акт привязан к конкретному договору — вы можете посмотреть это через кнопку «Связанные документы»
  • Если в договоре заданы стоимость и количество услуг, эти значения автоматически переносятся в акт
  • Если договор рамочный (без стоимости) — данные указываются только в акте
  • Услуги, указанные в карточке «Дела актов», автоматически попадают в каждый акт
  • Если стоимость и количество не заданы в деле, их можно указать индивидуально через Excel или в карточке акта вручную
.
Статусы актов:
Статусы дела:
.
После того как акты подписаны исполнителями и заказчиком, вы можете создать массовую выплату на их основе.
Все суммы и параметры переносятся из актов в форму выплаты автоматически.
.
  • Все акты в деле можно отфильтровать по статусу, дате, исполнителю
  • Доступна массовая выгрузка всех подписанных актов
  • Все действия фиксируются — история изменений по каждому документу доступна
.
Дело актов — это надёжный способ: